אירוע גדול שנערך בחצר הבית יכול לזמן חוויה מקסימה של טבע והנאה, אבל ההוצאות של תכנון אירוע כזה עלולות להרקיע שחקים. הכנו עבורכם רשימה של טיפים ורעיונות איך לעקוף את ההוצאות הגדולות ולארגן אירוע גדול ומרשים בתקציב ידידותי – נשתמש במשאבים קיימים, ננצל אפשרויות של חיסכון ובעיקר, נמצא את הדרך להתגמש בתקציב מבלי להתפשר על התוצאה
תכנון ותקצוב
תקצוב האירוע הוא הצעד הראשון בתכנון, משום שכל הצעדים הבאים קשורים אליו ומושפעים ממנו באופן ישיר. קבעו את התקציב והשאירו אחוז מתוכו להוצאות בלתי צפויות. כדאי להכין רשימה של הוצאות מתוכננות ולחלק את התקציב בין הסעיפים השונים: סעיף השכרת פינות ישיבה למשל, ידרוש באופן מובהק תקציב גדול יותר מסעיף התאורה. חשוב לערוך רישום מדויק, רצוי בגיליון אלקטרוני, של כל ההוצאות, כדי לעקוב אחר התקציב בקלות. חלק מהתכנון של אירוע בתקציב מוגבל הוא חיפוש ובקשת המלצות על ספקים מוצלחים ועל הצעות לחיסכון.
הלוקיישן
ההוצאה הגדולה ביותר בתכנון אירוע היא בדרך כלל על המיקום. מכיוון שמיקום האירוע הוא בחצר ביתכם, ההוצאה הזו נחסכת מכם אבל לא לחלוטין. כדי שהחצר תתאים להיות הלוקיישן לאירוע שלכם, חשוב לדאוג מראש לטיפול בצמחיה, לפינוי מקום לישיבה, לריקוד ולשיחות בין האורחים. חשוב גם לדאוג לאספקת חשמל נוחה, גישה לשירותים, אוורור, תאורה ומקום להכנה ולהגשה של כיבוד ומשקאות.
אווירה
האווירה באירוע מושפעת בדרך כלל מהכימיה בין המשתתפים בו, אבל יש דרכים לשפר את האווירה בחצר מראש. אם החצר שלכם עשירה בפריחה, ייתכן שתוכלו לוותר על שלב העיצוב של האזור ולהסתפק בתאורה פשוטה כמו גרילנדות של נורות חשמל. אם יש צורך בעיצוב נוסף, נסו להתמקד במראה טבעי שיתאים לאירוע בחוץ. בנוסף, חשוב לדאוג לאקלים נעים עבור האורחים, בין אם מדובר על אוורור או על פתרון אחר.
ציוד וספקים
ציוד וספקים הוא סעיף שבו ניתן לייצר חסכון משמעותי. כמעט כל סוג של ציוד ניתן להשיג מבלי לרכוש אותו או לשכור אותו בתשלום. השלב הראשון הוא פנייה כללית לחברים ולבני משפחה, כדי לחפש הזדמנויות לשאול ציוד ללא תשלום. לרבים מהאנשים סביבכם יש מחסנים מלאים בציוד שישמחו להשאיל לכם עבור האירוע, ולכן משתלם לא להתבייש ולשאול. עבור חלק מהאספקה כמו למשל עבור הכיבוד והמשקאות, יש אפשרות לבחור בפתרונות עצמאיים כמו חלוקה של משימות הכיבוד בין האורחים.
בידור ואטרקציות
בידור ואטרקציות הן לא הכרח אבל הן הפכו לעניין שבשגרה במסיבות, בעיקר במסיבות אליהן מוזמנים גם ילדים. חשוב לזכור שעבור ילדים צעירים אין צורך ממשי בהפעלה מתוחכמת – פינת בועות סבון או ציור חופשי בצבעי מים על הדשא יספקו אותם ללא ספק. עבור הקהל הבוגר יותר, כדאי להתחיל במוזיקה, שניתן להשמיע באופן עצמאי, ואם אתם מעוניינים בפעילות נוספת, תוכלו לבחור למשל בקריוקי.
לסיכום
אירוע גדול מסמל שמחה גדולה, וחברים ובני משפחה רבים שמעוניינים להשתתף בשמחתכם. אין סיבה להגביל את השמחה בגלל מגבלות של תקציב. בדיקה של ההצעות שהעלינו בפניכם, תאפשר לכם לערוך אירוע נהדר מבלי לחרוג מהתקציב.
