כאשר מתכננים אירוע יש להתאים אותו לגיל, למקום ולאווירה אותה רוצים לייצר.
המאמר יפרט 5 דברים שאסור לשכוח באירוע.
1 – לעמוד בתקציב
כשמתכננים אירוע לעיתים הוא מתחיל בתקציב מסוים ולאט לאט גולש מעבר לו, לעיתים גם באלפי שקלים. לפיכך בראש ובראשונה אסור לשכוח את התקציב ויש לעמוד בו. עמידה בתקציב מחייבת תכנון מוקדם בו תרשמו את כל מה שתצטרכו לאירוע ביחד עם העלויות. את התכנון הזה עושים אחרי שמקבלים הצעות מחיר על מקום האירוע, האטרקציות, הכיבוד ואלמנטים נוספים. כמו כן, התקציב תלוי גם במספר המוזמנים. ככל שיהיו לכם יותר מוזמנים התקציב יעלה, אך המתנות של האורחים יכסו הוצאות אלו.
2 – כמות המוזמנים
הפקת אירוע צריכה להיעשות בהתאם לכמות המוזמנים. ניתן לעשות אירוע קטן בחצר הבית או בטבע, להשכיר מערכת הגברה או קריוקי, להכין כיבוד וליהנות מחוויה מצומצמת ואווירה נעימה. בחברה כמו קרייזי קריוקי ניתן להשכיר ציוד כזה ואחר כמו, אוהל לאירוע בטבע, גנרטור, מכונות מזון וכל מה שצריך לאירוע קטן או גדול. השאלה היא גם מה מהות האירוע ומהו הגיל הממוצע של המוזמנים. למשל קריוקי יכול להתאים לכל גיל.
3 – בחירת מקום אופטימלי
אנשים המפיקים אירועים תמיד מחפשים להיות מקוריים וייחודיים על מנת שהאורחים שלהם יחוו חוויה שתיחקק בזיכרונם. כיום אולמות האירועים הפכו לדבר שבשגרה כך שיותר ויותר אנשים מתעניינים באירועים בטבע, השכרת אוהלים לאירוע בים או במדבר וכיוצא בזה. לפיכך, יש להקדיש מחשבה בהתאם לתקציב ולאופי האירוע לפני שבוחרים את המקום האידיאלי.
4 – חוויה קולינרית
בכל אירוע חייבים להגיש כיבוד השאלה היא איך עושים את זה. כמובן שאם בוחרים באולם או גן אירועים זה יכלול קייטרינג מובנה ויסיר מכם את האחריות לדאוג לכיבוד. ביחד עם זאת באירועים רבים רוצים להעניק לאורחים חוויה קולינרית אחרת. לא מדובר דווקא בארוחת שף אם כי זהו רעיון נחמד אך יקר. כיום ניתן להשכיר מכונות מזון, דוכני מזון או עגלות מעוצבות על מנת שיהיה מגוון גדול לבחירה. ישנם דוכנים המגישים אוכל רחוב, אוכל חובק עולם, חלבי, בשרי, על האש ועוד. עליכם רק להחליט מה אתם רוצים, לבדוק עלויות ולהזמין.
5 – מוסיקת רקע או זמרים
בהתאם לתקציב אסור לשכוח את ענין המוסיקה. במידה ויש לכם תקציב גדול תוכלו להזמין זמר או להקה נחמדה כדי לשמח את האורחים שלכם. לתקציב קטן יותר אך לא משמח פחות, גם מערכת הגברה עם שירים אהובים תספיק לריקודים ולמוסיקת הרקע. כמובן שתמיד אפשר להזמין די.ג'יי מומלץ שיביא איתו את מערכת ההגברה ויעשה לכם שמח. המוסיקה היא זו שמייצרת את האווירה באירוע ולכן היא בעלת חשיבות בכל סוג של אירוע בדומה לצלם, לאטרקציות, לעיצוב ולכיבוד.
